Либо в ручную, либо можно написать несложную обработку (за основу можно взять "Перенос уволенных сотрудников в архив", из этой статьи).

По поводу уволенных. Кликните правой мышкой по списку сотрудников, выберите "Настройка списка", поставьте там галку "Уволен". В списке появится одноименная колонка. Сотрудники, для которых в этой колонке выбрана дата, должны быть в архиве.