Согласно ст. 116 ТК РФ, работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК и иными федеральными законами, предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом имеется механизм учета дополнительных отпусков, но этот механизм мало описан и у пользователей часто возникают трудности при его использовании.

Для хранения видов ежегодных отпусков в программе существует одноименный справочник «Виды ежегодных отпусков». 

Здесь все просто и понятно. Для каждого вида ежегодного отпуска необходимо указать, в каких днях считать количество положенных за год дней отпуска:

• календарных днях;
• рабочих днях по шестедневке.

А также будет ли отпуск предоставлен всем сотрудникам, сотрудникам, работающим на определенной должности или конкретному сотруднику.

Соответственно в программе предусмотрено два места, где можно указать количество дней отпуска:

1. справочник «Сотрудники» и его «особое» представление «Остатки отпусков»;
2. справочник «Должности».

В первом случае доп. отпуск будет учитываться с даты приема конкретного сотрудника.

Во втором - с даты перевода или приема на данную должность.

Т.е. если нам нужно установить дополнительный ежегодный отпуск не с даты приема, то необходимо сделать кадровое перемещение на должность, для которой установлено количество дней отпуска в год.

И здесь возникает ряд вопросов:

Что делать, если часть сотрудников на определенной должности имеют доп. дни, а часть - нет? Создавать одноименные должности с разним количеством дней - не лучший вариант.

Как быть, если нужно установить дополнительный отпуск «задним числом»? Например, согласно коллективного трудового договора, сотрудникам-инвалидам, полагается три доп. дня к ежегодному оплачиваемому отпуску. Как это отразить в 1С:ЗУП, если справка об инвалидности поступила в департамент по работе с персоналом на несколько месяцев позже?

В подобных ситуациях я рекоменую поступать следующим образом.

1. Указываем продолжительность отпуска непосредственно для сотрудника. Дополнительные дни начнут учитываться с даты приема.

2. Теперь нам нужно «сдвинуть» дату начала действия доп. отпуска. Сделать это можно следующим образом. В карточке сотрудника или в справочнике «Остатки отпусков» нажимаем «Изменить остатки отпусков».

Затем переходим на закладку «Детальный ввод остатков». Удаляем лишние виды отпусков. Вместо периода работы указываем дату, с которой должны начать учитываться дополнительные дни к отпуску. Количество дней указываем равными нулю.

В данном примере дополнительный ежегодный отпуск для сотрудника будет учитываться с 01 февраля 2011 года. Т.е. нет необходимости делать кадровое перемещение и дублировать записи в справочнике должностей.